Poucas coisas travam um negócio tão rápido quanto uma certidão negada. A escritura marcada que não sai porque o vendedor tem um débito de IPTU de outro imóvel, a licitação perdida por uma declaração não entregue, o financiamento recusado porque o sócio tem pendência no CPF, o contrato com a grande empresa que exige regularidade fiscal e trabalhista. A certidão negativa de débitos é o documento que prova que a pessoa ou a empresa não deve nada ao fisco, e ela é exigida em quase todo ato relevante da vida econômica. Este texto explica as certidões que existem, onde cada uma é emitida, a diferença entre negativa e positiva com efeito de negativa, o que bloqueia a emissão, como regularizar em poucos dias e o que o STJ decidiu sobre a garantia antecipada e sobre o débito declarado.
O que a certidão prova
Negativa ou positiva com efeito de negativa
Certidão negativa (CND)
- Nenhum débito em nome do contribuinte
- Emitida na hora, pela internet
- Validade de 180 dias na esfera federal
- Prova regularidade plena
- É a regra para quem está em dia
Positiva com efeito de negativa (CPEN)
- Há débito, mas com exigibilidade suspensa ou garantido
- Parcelamento em dia, depósito, liminar, penhora suficiente
- Mesmos efeitos da negativa para todos os fins legais
- Mostra o débito e a causa da suspensão
- Serve para licitação, financiamento e escritura
O art. 205 do Código Tributário Nacional prevê a certidão negativa como prova de quitação de tributos, expedida a pedido do interessado dentro de dez dias, com base nos cadastros do órgão. O art. 206 cria a certidão positiva com efeitos de negativa, que atesta a existência de débitos mas lhes reconhece a condição de não exigíveis naquele momento, porque ainda não venceram, porque estão garantidos por penhora em execução ou porque têm a exigibilidade suspensa por uma das causas do art. 151: moratória, depósito integral, impugnação ou recurso administrativo, liminar ou tutela antecipada, e parcelamento. Para todos os fins legais, as duas certidões têm o mesmo valor.
A certidão fotografa o cadastro do órgão no dia da emissão. Ela não prova a inexistência de tributos ainda não lançados, nem alcança dívidas em nome de outra pessoa, nem cobre os cadastros de outros entes. Por isso a vida fiscal brasileira exige um conjunto de certidões, e não uma só.
As cinco certidões
Onde tirar cada certidão
| Certidão | Órgão e sistema | O que cobre | Validade |
|---|---|---|---|
| Federal (CND ou CPEN) | Receita Federal e PGFN, emissão conjunta pela internet | Tributos federais, contribuições previdenciárias e dívida ativa da União | 180 dias |
| Estadual | Secretaria da Fazenda do estado e Procuradoria estadual | ICMS, IPVA, ITCMD e dívida ativa estadual | Em SP, 6 meses; varia por estado |
| Municipal | Prefeitura, em geral por imóvel (IPTU) e por contribuinte (ISS, taxas) | IPTU, ISS, taxas e dívida ativa municipal | Varia; em SP, até 6 meses |
| FGTS (CRF) | Caixa Econômica Federal, pelo site | Depósitos do FGTS dos empregados | 30 dias |
| Trabalhista (CNDT) | Tribunal Superior do Trabalho, pelo site | Dívidas em execuções trabalhistas | 180 dias |
Para vender imóvel, o cartório exige em regra a certidão municipal do imóvel e, do vendedor, as certidões federais e trabalhista; para licitação, as cinco.
A certidão federal, emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, cobre todos os tributos federais, as contribuições previdenciárias e a dívida ativa da União, com validade de 180 dias. É emitida pela internet, em segundos, quando não há pendência; quando há, o sistema devolve um relatório de situação fiscal que lista cada problema. A certidão estadual, da Secretaria da Fazenda e da Procuradoria do estado, cobre ICMS, IPVA, ITCMD e a dívida ativa estadual, com validade que em São Paulo é de seis meses. A certidão municipal cobre IPTU, ISS e taxas, e em muitas cidades é emitida separadamente por imóvel, pelo cadastro imobiliário, e por contribuinte, pelo cadastro mobiliário.
Duas certidões não tributárias completam o conjunto. O Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa, prova que a empresa está em dia com os depósitos dos empregados e vale trinta dias. A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho, prova que a pessoa ou empresa não tem dívidas em execução trabalhista, e vale 180 dias. Para vender um imóvel, o cartório exige em regra a certidão municipal do imóvel e, do vendedor, a federal e a trabalhista; para participar de licitação, a lei exige as cinco; para financiamento bancário, o banco escolhe, e costuma pedir pelo menos a federal e a de FGTS.
O que bloqueia a certidão
As causas de bloqueio se repetem. A mais comum não é dívida, e sim declaração não entregue: uma DCTF, uma GFIP antiga, uma DIRF, uma ECF ou a declaração de inatividade que o contador esqueceu geram pendência que trava a certidão federal, ainda que não haja um centavo a pagar. A segunda causa é o débito declarado e não pago. Pela Súmula 446 do STJ, o tributo que o próprio contribuinte declarou já está constituído e, se não foi pago, legitima a recusa da certidão, mesmo sem cobrança iniciada pela Receita. A terceira é a divergência entre o declarado e o pago, como guia recolhida com código errado, que o sistema lê como débito aberto.
Na esfera municipal, o bloqueio mais frequente é o IPTU de um imóvel travando a certidão de outro, quando a prefeitura emite certidão por contribuinte, e o ISS de autônomo esquecido. Na esfera estadual, IPVA de veículo vendido sem comunicação e ICMS declarado em GIA sem pagamento. No FGTS, um mês sem depósito; na trabalhista, uma execução parada em que o devedor não foi intimado. E há o bloqueio por tabela: a empresa cujo sócio tem CPF suspenso ou pendente de regularização na Receita pode ter a certidão travada até que o sócio regularize a situação pessoal.
Como regularizar
Onde as certidões enganam
A certidão retrata o cadastro do órgão no dia da emissão. Ela não prova o que o órgão ainda não lançou nem o que está em nome de outro CPF ou CNPJ.
- Certidão do imóvel não cobre dívidas pessoais do vendedor, e vice-versa
- Negativa de hoje não impede cobrança amanhã de tributo ainda não lançado
- Débito declarado e não pago bloqueia a certidão, mesmo sem cobrança iniciada (Súmula 446)
- Sócio com CPF irregular pode travar a certidão da empresa
- Certidão falsa ou adulterada é crime e anula o negócio
A regularização começa pelo relatório de situação fiscal no e-CAC, que lista cada pendência federal com código e período. Declarações omissas são entregues, mesmo zeradas, e a pendência cai em um ou dois dias. Débitos pagos com código errado são corrigidos por pedido de retificação de guia. Débitos verdadeiros e pequenos são pagos à vista; débitos maiores são parcelados, e a adesão ao parcelamento, com o pagamento da primeira parcela, suspende a exigibilidade e libera a certidão positiva com efeito de negativa na mesma semana. Dívidas já inscritas na dívida ativa são negociadas na PGFN, por parcelamento ou transação, com o mesmo efeito.
O procedimento se repete no portal da Fazenda estadual e no da prefeitura, com atenção ao cadastro por imóvel. No FGTS, os depósitos atrasados são recolhidos pelo sistema da Caixa com os encargos, e o certificado sai em poucos dias. Na trabalhista, a baixa depende de pagamento ou acordo homologado na execução, com comunicação ao TST pelo juízo. Quem sabe que vai precisar das certidões em uma data certa, para uma escritura ou uma licitação, deve começar com um mês de antecedência: é o tempo que algumas baixas levam.
Quando a dívida é indevida ou está em discussão
O problema mais difícil é o do contribuinte que não deve, ou discute a dívida, e precisa da certidão agora. Se há processo administrativo em andamento, impugnação ou recurso, a exigibilidade já está suspensa e a certidão positiva com efeito de negativa deve ser emitida; se o sistema não a emite, cabe mandado de segurança. Se a dívida está em execução fiscal e foi garantida por penhora suficiente, a certidão também é devida. A situação delicada é a da dívida vencida, não parcelada e ainda não executada, que o contribuinte considera indevida: nesse caso não há suspensão nem garantia, e a certidão é negada.
O STJ resolveu essa situação no Tema 237 dos recursos repetitivos. O contribuinte pode, depois do vencimento e antes da execução, ir ao juiz e oferecer garantia antecipada, como fiança bancária, seguro garantia ou depósito, para obter a certidão positiva com efeito de negativa enquanto a dívida não é cobrada ou enquanto a discute em ação própria. A garantia precisa ser suficiente para cobrir a dívida com encargos; caução menor não serve. É a saída para a empresa que precisa da certidão para uma licitação e não quer pagar o que considera indevido, nem perder o negócio.
Certidões e negócios imobiliários
A certidão foi negada: o que fazer
Na compra e venda de imóvel, as certidões são a principal proteção do comprador. A certidão negativa de tributos municipais do imóvel afasta a responsabilidade do adquirente pelos débitos de IPTU anteriores, como prevê o art. 130 do CTN. As certidões federais e trabalhista do vendedor servem para afastar a fraude à execução e a fraude contra credores: quem compra de devedor com execução em curso pode ter a venda declarada ineficaz, e o STJ exige do comprador a diligência de pedir as certidões para ser considerado de boa-fé. Quando o vendedor tem dívidas mas o negócio é bom, a solução costuma ser quitar os débitos com parte do preço, na própria escritura, ou aguardar a emissão da positiva com efeito de negativa após parcelamento.
Garantiu, tem direito à certidão
- 1Quem deve e ainda não foi executado pode oferecer garantia ao juiz e obter a CPEN
- 2Serve para não perder licitação ou negócio enquanto discute a dívida
- 3A garantia precisa ser suficiente: caução menor que a dívida não basta
STJ · 09/12/2009“O contribuinte pode, após o vencimento da sua obrigação e antes da execução, garantir o juízo de forma antecipada, para o fim de obter certidão positiva com efeito de negativa.”
REsp 1.123.669/RS
Primeira Seção
Como limpar as pendências antes da hora
No e-CAC, a situação fiscal lista cada pendência: débito, declaração omissa, divergência.
Entregue as omissas. Boa parte das pendências não é dívida, é papel.
Débitos pequenos à vista; grandes, parcelamento ou transação na PGFN.
Repita nos portais da Fazenda estadual e da prefeitura, inclusive por imóvel.
Regularize depósitos atrasados na Caixa e acordos em execuções trabalhistas.
Tire as cinco certidões uma vez por semestre, mesmo sem precisar. Pendência descoberta em dia de escritura custa o negócio; descoberta num dia comum custa uma declaração entregue ou um parcelamento.
Certidão negativa é documento simples de emitir e difícil de recuperar em cima da hora. Conheça a nossa atuação em Direito Tributário.
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Perguntas frequentes
Qual a diferença entre certidão negativa e positiva com efeito de negativa?
Quais certidões preciso para vender um imóvel?
Minha certidão foi negada e não tenho dívida. O que pode ser?
Parcelar a dívida libera a certidão?
Preciso da certidão para uma licitação e discordo da dívida. Tem saída?
Conteúdo meramente informativo, sem promessa de resultado e sem consulta jurídica. Cada caso depende de análise individual dos documentos e das circunstâncias. Os julgados citados ilustram o entendimento dos tribunais na data da publicação e podem ser revistos.
